Перед установкой и эксплуатацией системы, необходимо провести организационно-подготовительную работу по использованию и в будущем эксплуатации системы . Это очень важно и данную работу необходимо провести на начальном этапе.  Эта работа  фактически есть исследованием предприятия,  его процессов производства,  информационные связи  служб, выполняющие данные процессы. По результатам данной работы  вытекает, какая версия системы нужна, необходимые модули системы для работы, перечень пользователей и настройки прав работы в системе.

     Для использования   PSM-Смета  необходимо сформировать и ввести первичные исходные  данных , которых будет достаточно для  работы  в PSM-Смета

1. - справочник видов производства

2. - тарифно-квалификационные сетки(у)

3. - ограничительный перечень материалов(справочник материалов)

4. - справочник исполнителей(цехов)

5. - перечень специальностей

​​​​Если будет использоваться подсистема PSM-Склад, необходимо будет ввести  перечень складов и   данные остатков материалов  на складах.

          Кроме подготовки работы по введению справочников необходимо будет решить организационные вопросы, количество которых опять же зависит от используемых подсистем PSM. Как пример, если использовать PSM-Склад, как и кем будет проводиться оперативный учет движения материалов (приход, расход) его увязка с данными системы  бухгалтерского учета. Если же использовать систему PSM-План, то как формировать план, сроки его закрытия, уровень планирования (по исполнителям (цехам), на уровне рабочих), управление данными по незавершенному производству и  данными фактического учета по материалам и трудоемкости. Очень важно решение вопроса администрирования данных в PSM (уровень ИТ-специалиста).

            Конечно, все это и другое, которое не описано, можно просмотреть и проанализировать в самой системе PSM еще до фактического эксплуатирования. Для этого устанавливается PSM  в полном объеме и с большим архивом данных. Это позволяет, увидеть, что заложено и используется в PSM, и принимать решение что необходимо, а что нет. Анализируя  через систему настроек выйти на то решение, которое необходимо для пользователя. То есть, настроить систему под себя.

           Не надо забывать и об организационных мероприятиях внедрения и управления системой. Роль руководителя предприятия, где внедряется система, очень значима. Как показала практика, именно контроль руководства, как используется система, во многом способствует налаживанию координацию взаимодействия между службами, повышает управленческий учет на предприятии..

          Показателен пример на судостроительном предприятии,  когда использование системы контролируется руководителем на отдельных совещаниях с привлечением служб, формируется план мероприятий по повышению качества использование системы и выдача приказов с контролем их выполнения конкретными службами в установленные сроки. Именно приказы (на основе плана мероприятий) и их выполнение явились организационной составляющей последовательности внедрения систем и элементов PSM. Поэтому и уровень использования PSM на данном предприятии вырос на уровень по цепочке: формирование смет, формирование договора, открытие заказа, формирование плана производства, выписка материалов на производство, отчет исполнителями по материалам и трудоемкости, передача данных в систему бухгалтерского учета, отгрузка продукции. Кроме того, через PSM проходило 100% производства, как заказы со стороны (по договорам), так и внутренние (ремонт, строительство, уборка). Под 100% контроль был взят управленческий учет движения материалов, что помогло согласовать данные с системой бухгалтерского учета.

Для формирования сметы достаточно  5 шагов:

1. Регистрация сметы

2. Ввод работ (технологического процесса)

3.Ввод данных по специальностям и трудоемкости для выполнения работы сметы

4.Ввод данных по материалам и норм расхода (возможно, уточнение цены на материал) для выполнения работы

5.Формирование и согласование отпускной цены для выполнения заказа по смете. Печать сметы или калькуляции для утверждения, открытие заказа и запуск в производство

(                                                    PSM Смета - Просто смета[Архив]                                                                        )

Практика работы со сметами в PSM